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接打电话的礼仪】:员工必须掌握的接电话礼仪常识,代打电话小编分享

秘书从业经验:员工必须掌握的接电话礼仪常识


公司内的工作电话


如有事求见上司,尤其是总经理或副总经理,一定要先用电话联系,请秘书转告或安排时间;


与同级同事联络也应先通电话,约定时间、地点,不要随便打扰别人;


谈话结束时,一定切记轻放电话。


客人或上司在开会时的电话接听


首先向对方解释客人或上司正在开会,礼貌询问问对方是否需要留言


如有留言,应按电话备忘录的要求做好记录


如对方执意要通话,应记下其基本资料,请对方稍等,随后将资料写在便条上送交客人或上司并等候吩咐。


上司或同事外出后的电话接听


说明上司或同事的大致去向;


说明大致的返回时间;


询问对方是否需要其它人代听电话或留言;


如在办公室接到别人打给上司的电话而上司又不在,应避免回答“没有来”或“一直未见到”,“还未来上班”等,而应答复“他/她暂时不在办公室,有什幺事可以代劳呢?”等等。


转接客人或上司的电话


转接电话时,一定要问清对方的姓名和单位。切记要重复确认转达的内容;


在为客人或上司转接电话时,一定要等到双方通了话,再轻轻放下自己的听筒;


接转了几次都无人接听,则每一次都要跟对方说:“对不起,请稍等。”


清楚对方来历和用意时,先不要挂线,经请示后再处理。


受话人正在会客时的电话接听


首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来;


如遇紧急情况,应请对方稍候,设法联系客人或上司以听其吩咐;


若受话人正在参加重要会议,则应礼貌致歉,婉劝对方过会儿打来。


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